Cât timp trebuie să ţină PFA documentele în arhivă
Arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face respectând prevederile:
1. Legii contabilităţii nr. 82 din 24 decembrie 1991;
2. Ordinului Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr. 2634 din 5 noiembrie 2015;
3. Legii nr. 36 din 11 ianuarie 2023.
I. Termenele de păstrare anterioare
Termenele de arhivare şi păstrare a registrelor de contabilitate, documentelor financiar-contabile, statelor de salarii, memoriei fiscale etc.,
prevăzute de legislaţie până în anul 2022 inclusiv,
erau de 10, 5 şi 50 ani.
II. Necesitatea modificării vechilor termene
Pe parcurs a devenit necesară modificarea acestor termene nerealiste iar justificările au fost:
1. organele fiscale pot efectua inspecții doar în termenul de prescripție de 5 ani;
2. păstrarea documentelor contabile în afara perioadei de prescripţie este nejustificată;
3. stocarea pe termen prea lung expune agenţii economici la eforturi si costuri inutile.
III. Noile termene de arhivare şi păstrare
Modificarea termenelor a avut loc în ianuarie 2023.
Aşadar, începând cu anul 2023 termenele de arhivare şi păstrare au fost micşorate.
Iată noile termene de arhivare şi păstrare:
1. Registrele de contabilitate obligatorii
se păstrează în arhivă timp de 5 ani,
calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite.
2. Documentele justificative
care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară,
se păstrează în arhivă timp de 5 ani,
calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite.
3. Statele de salarii
se păstrează în arhivă timp de 5 ani,
calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite.
4. Alte documente financiar-contabile
care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani,
trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.
5. Memoriile fiscale
la umplere, atunci când acestea trebuie înlocuite ca urmare a defectării, ori când nu mai pot fi folosite de către utilizatori din diverse motive, precum şi în cazul în care aceştia îşi încetează activitatea,
se păstrează o perioadă de 5 ani,
calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite.
6. Registrul special şi rapoartele fiscale de închidere zilnică
se păstrează în arhivă pe o perioadă de 5 ani,
calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost emise.
7. Datele din contabilitatea prelucrată pe sisteme informatice
se păstrează pe suporturi tehnice timp de 5 ani,
calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite.
IV. Cum se arhivează documentele în format hârtie
1. documentele se grupează în dosare, cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea;
2. dosarele se numerotează şi se şnuruiesc;
3. evidenţa documentelor în arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.
V. Cum se păstrează arhiva
Dosarele arhivate se păstrează:
– în spaţii amenajate în acest scop,
– – asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii;
– – dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Păstrarea şi arhivarea
registrelor de contabilitate şi documentelor financiar contabile
VI. Cum se elimină documentele din arhivă
Eliminarea din arhiva entităţii a documentelor financiar-contabile, al căror termen de păstrare a expirat:
1. se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale entităţii;
2. se întocmeşte un proces-verbal;
3. se consemnează eliminarea documentelor din Registrul de evidenţă al arhivei.